Implementarea proiectului este un proces complex, care cuprinde mai multe etape pe care trebuie să le ai în vedere. Vom enunța, în continuare, toate etapele pe care proiectul tău va trebui să le parcurgă de la stadiul de idee, pâna la stadiul de implementare, etape pe parcursul cărora îți vom fi alături.
1. Prefinanțarea
Ce înseamnă prefinanțare? Prefinanțarea este reprezentată de sumele oferite din fonduri europene, pentru acoperirea cheltuielilor privitoare la implementarea proiectelor cu finanțare europeană. Practic, prefinanțarea are ca scop asigurarea faptului că aplicantul dispune de resursele necesare implementării proiectului. În contextul solicitării fiecărei tranșee de prefinanțare, trebuie să aveți în vedere faptul că este necesar să depuneți cererea de prefinanțare și documentele incluse în cuprinsul acesteia (Formularul de identificare financiară și scrisoarea de deschidere a contului special pentru prefinanțarea emisă de către bancă sau trezorerie). Cererea de prefinanțare pentru fiecare tranșă nu trebuie să depășească valoarea maximă de 10% din valoarea eligibilă a proiectului.
2. Rambursarea
Următoarea etapă a implementării implică cererea de rambursare. Ce include această etapă? Conform OUG 40/2015, art. 2, alin. 3, cererea de rambursare este cererea depusă de către un beneficiar/ lider al unui parteneriat prin care se solicită autorității de management virarea sumelor aferente cheltuielilor eligibile efectuate din surse proprii, conform contractului/deciziei/ ordinului de finanțare sau prin care se justifică utilizarea prefinanțării.
Următoarele etape în procesul de implementare sunt mecanismul cererii de plată, verificarea cererilor de rambursare prin vizite la fața locului, TVA, contabilitate, derularea procesului de achiziții în cadrul proiectelor prin POCU, conflictul de interese, informarea și publicitatea proiectului și teme orizontale.
3. Ce este cererea de plată?
Conform OUG nr. 40/2015, cererea de plată este cererea depusă de către un Beneficiar/liderul de parteneriat prin care se solicită AM POCU virarea sumelor necesare pentru plata cheltuielilor eligibile, rambursabile, conform contractelor/deciziilor/ordinului de finanțare, în baza facturilor, facturilor de avans, ștatelor privind plata salariilor, a ștatelor/centralizatoarelor pentru acordarea burselor, subvențiilor, premiilor și onorariilor. Este recomandat faptul ca această metodă să fie utilizată în contextul decontării facturilor, facturilor de avans sau decontării burselor etc. Ce trebuie să știți despre procesul de depunere al cererilor de plată? Aplicantul/Beneficiarul va depune această cerere conform Graficului de depunere a cererilor de plată. Pentru proiectele realizate în parteneriat, este important ca liderul de parteneriat să aibă în vedere faptul că va completa această cerere atât în nume propriu, cât și în numele partenerilor. Totodată, în momentul depunerii, beneficiarul trebuie să depună și documente justificative printre care se numără:
Formularul de identificare financiară & scrisoarea de deschidere a contului special pentru cererea de plată emisă de către trezorerie, pentru fiecare entitate în parte
Documente justificative aferente cheltuielilor solicitante
Ordine de plată care atestă plata contribuției propria
Raportul etic
4. TVA
Etapa următoare cererii de plată este TVA. Conform prevederilor cuprinse în art. 69, alin. (3) lit. c) din Regulamentul UE nr. 1303/2013, „cheltuiala cu TVA este eligibilă, dacă este nedeductibilă, potrivit legii”. Pentru fiecare cerere de rambursare, beneficiarul trebuie să depună Declaraţia și Certificatul privind nedeductibilitatea TVA emise de ANAF, conform Ordinului comun nr. 698/1425/2016.
5. Etapa de achizitie
În ceea ce privește etapa de achiziție în cadrul proiectelor finanțate prin Programul Operațional Capital Uman (POCU), este importantant de știut faptul că dosarul de achiziție publică, inclusiv cel de achiziție directă, se depune la OI responsabil cu cel puțin 10 zile înainte de depunerea cererii de rambursare.
6. Informarea și publicitatea proiectului
O ultimă etapă pe care ne vom concentra în contextul Implementării proiectului este informarea și publicitatea proiectului. În acest sens, beneficiarul/partenerii sunt obligați să inițieze toate măsurile pentru ca proiectul să aibă parte de vizibilitate în rândul publicului. Regulile care trebuie respectate sunt consemnate în Manualul de identitate vizuală – Instrumente structurale 2014-2020 în România.
Pentru mai multe detalii despre toate etapele enunțate anterior, puteti accesa Manualul Beneficiarului POCU.